Cara Membuat E-Sertifikat [Pengisian Data dan Kirim Otomatis]

Sejak masa pandemi, banyak sekali pelatihan secara daring. Sertifikat pun sudah menggunakan otomatisasi, berupa e-sertifikat.

Banyak kemudahan, keefektifan dan efisiensi waktu jika menggunakan sertifikat jenis ini. Karena tidak banyak menggunakan biaya, tenaga, dan waktu.

Seberapa pun jumlah peserta, sudah tak menjadi masalah lagi. Meskipun peserta pelatihan mencapai ratusan bahkan ribuan. Membuat sertifikat sedemikian mudah dan cepatnya. 

Meski begitu, masih banyak rekan-rekan yang belum bisa trik ini. Jangan khawatir, saya akan berikan panduan lengkapnya, step by step, mulai dari A sampai dengan Z. Cekidot.

Aplikasi apa saja yang dibutuhkan?

Perlu diketahui, selain paket internet dan laptop/PC, pembuatan e-sertifikat ini menggunakan beberapa aplikasi. 

Kenapa saya sebutkan menggunakan laptop/PC, karena lebih mudah mengerjakannya jika melalui alat tersebut, dibandingkan menggunakan handphone.

Sedangkan aplikasi yang saya maksud antara lain:

  1. Google Drive
  2. Google Slide / Doc
  3. Google Form
  4. Google Sheet
  5. Add-on autocrat

Baik, tanpa berlama-lama lagi, berikut panduan lengkapnya cara membuat e-sertifikat dengan pengisian data dan mengirim secara otomatis.

Cara membuat e-sertifikat dengan pengisian data dan kirim otomatis

1. Membuat format sertifikat

Ada beberapa trik dalam membuat sertifikat. Bisa menggunakan aplikasi doc, slide, excell, dan lain-lain. Namun di sini saya coba ajarkan menggunakan aplikasi sederhana yang sudah tersedia di Google Drive, yaitu Google Slide.

Kenapa memilih Google Slide?

Karena aplikasi ini sederhana, mudah diatur, dan penyimpanan awan. Selain itu, fitur di dalamnya sudah sebagian besar sama dengan versi Slide offline (Power Point).

Lalu bagaimana cara membuat e-sertifikat menggunakan Google Slide?

Pertama-tama, buka dulu Google Drive. 

Jika sudah membuka Drive, selanjutnya kita membuat folder dahulu. Caranya, pergi ke kiri atas, kemudian pilih tanda + New.


Selanjutnya pilih Folder.


Selanjutnya beri nama Folder tersebut, untuk memudahkan kita nantinya jika ingin mencari. Misalkan kita beri nama Latihan Membuat Sertifikat.


Selanjutnya kita cari folder yang sudah kita buat tadi, kemudian klik dua kali untuk memasukinya.


Langkah kedua, kita membuat format sertifikat menggunakan Google Slides

Caranya, sama seperti membuat folder tadi. Klik tanda New, kemudian pilih Google Slides, lalu pilih Blank presentation.


Setelah itu kita disajikan template kosong. Nah untuk mencari variasi template yang lain, silahkan klik Theme yang ada di samping kanan. Setelah itu silahkan pilih, template mana yang rekan suka.


Jika sudah dipilih, selanjutnya duplikat slide. Caranya dengan cara klik kanan di slide pertama, yang ada di sebelah kiri, kemudian pilih Duplicate slide.


Setelah itu akan muncul 2 slide, yang ada di sebelah kiri.

Kenapa kita buat 2 slide? karena slide pertama untuk halaman depan e-sertifikat, biasanya untuk data nama peserta dan tanda tangan pengesahan. Sedangkan slide kedua untuk bagian belakang e-sertifikat, biasanya untuk jumlah jam pelatihan.
 

Selanjutnya silahkan bikin format yang rekan suka. Kreasikan sendiri dengan menambah teks, memperbesar teks, mengganti warna teks, dan lain-lain. 

Sebagai contoh format sertifikat seperti gambar berikut ini. 

Note: untuk nomor sertifikat, nama peserta dan instansi, buatlah seperti contoh berikut ini. Menggunakan tanda << >>.


Untuk slide kedua, saya bebaskan kepada rekan. Di sini saya hanya mencontohkan yang sederhana saja, yang penting teknis pembuatannya tersampaikan.

Nah kelebihan Google Slide ini, sudah diberi fitur menambah logo otomatis jika ada di Google. Sebagai contoh misalkan saya ingin memasukkan logo daerah. Maka klik tanda kotak kecil yang ada di bagian bawah kanan.


Kemudian ketikkan nama logo yang ingin rekan dapatkan. Misalkan saya mengetik logo saijaan kotabaru. Kemudian pilih images. Maka akan muncul berbagai logo yang ingin saya cari.

Yang hebatnya di sini, kita tidak perlu download baru memasukkan ke slide. Kita tinggal klik dan tahan, kemudian seret ke slide.

Mudah bukan?


Nah itu dia tadi teknis dalam pembuatan e-sertifikat. Di sini kita sudah berhasil membuat template sendiri / custome, yang nantinya akan kita kirimkan ke peserta pelatihan.

2. Membuat data peserta secara online

Untuk memudahkan kita mendata biodata peserta, kita disini menggunakan Google Form. Karena aplikasi ini bisa merekap data otomatis berupa sheet (seperti excell) dan memiliki add-on yang digunkan nantinya otomatisasi pengiriman.

Jika rekan ingin membuat data peserta menggunakan Google Form, pertama-tama buka dahulu Google Drive >> New Google >> Forms Blank Forms.

Beri judul file dengan cara mengklik di Untitled form, rubah menjadi misalkan Form Data Peserta Pelatihan.

Selanjutnya kita membuat form pengisian. Form pertama bisa kita buat untuk nama. Caranya klik Untitled Question ganti dengan mengetikkan Nama. Untuk bentuk jawaban ganti Paragraph.

Centang juga Required, yang artinya kolom nama harus diisi.

Selanjutnya, klik lagi tanda tambah untuk menambah kotak isian, yang letaknya di samping kanan. Maka akan muncul lagi form pengisian seperti tadi.

Untuk kali ini silahkan isi Instansi. Jangan lupa juga pilihan jawaban ganti Paragraph. Centang juga Required.

Kembali lagi tambah form kosong, dengan langkah yang sama. Kemudian isi email aktif.

Sampai di sini saya cukup. Namun rekan bisa menambahkan form lainnya, sesuai isian di sertifikat nantinya.

Berikut contoh form sederhana yang saya buat. https://forms.gle/pXNsoJcFUKNgGsep8

Untuk mencek bentuk format yang kita buat, bisa juga dengan cara mengklik preview.

Selanjutnya pilih setting, tanda gear di pojok kanan atas.

Pada bagian Umum >> Perlu Masuk >> Batasi untuk pengguna di Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan Indonesia (SD) dan organisasi tepercayanya hapus saja centangnya. Agar peserta yang menggunakan akun selain G-Suite belajar.id bisa mengakses. (Note: ini untuk penguna akun belajar.id)

Untuk Batasi ke 1 tanggapan centang saja kotaknya. agar mereka hanya bisa mengirim satu kali.
Setelah selesai semuanya , pilih Simpan.

Selanjutnya cari di pojok kanan atas, pilih Kirim >> pilih tanda rantai >> centang kotak Perpendek URL >> selanjutnya pilh Salin

Kemudian kita bagikan link yang telah kita salin tadi, bisa ke grub WA, atau diifokan ke peserta pelatihan. Agar peserta bisa mengisi data mereka masing-masing.

3. Buka rekap Google Sheet

Setelah dibagikan dan diisi oleh peserta, selanjutnya kita buka rekap pengisian. Caranya membuka link Google Sheet dari Google Formyang sudah kita bagikan.

Langkah-langkahnya mudah saja, buka saja Google Form yang sudah kita bikin tadi. Kemudian klik Respons. Lalu klik kotak hijau kecil di bagian bawah nya. 

Selanjutnya pilih Buat spreadsheet baru, lalu pilih Buat.

Di sini sebagai contoh, saya tampilkan G-Sheet milik saya, yang sudah terlihat ada 2 orang peserta yang mengisi form.

Selanjutnya, kita tambahkan kolom Nomor Surat. Dan kita buat nomor urut surat.

Karena bisa saja peserta mencapai ratusan bahkan ribuan, trik cepatnya dengan cara buat dulu 2 nomor, kemudian blok 2 nomor tersebut, lalu klik ujung bawahnya, tahan dan tarik.

4. Add-on autocrat

Selanjutnya, kita menggunakan add-on autocrat. Fungsinya, untuk membuat template sertifikat yang kita buat tadi menjadi PDF dengan otomatis terisi nama peserta, sejumlah peserta yang mengisi di Google Form, dan otomatis mengirim ke email peserta.

Langkah pertama, kita harus instal dahulu add-on autocrat. Caranya, buka Sheet Form Data Peserta Pelatihan (Respons), kemudian klik Add-on, lalu pilih Dapatkan add-on.

Nanti akan tampil berbagai add-on, tinggal pilih autocrat. Ikuti step perintahnya untuk menginstal.

Note: jika tidak bisa instal Add-on di Akun Pembelajaran, silahkan ikuti petunjuknya di postingan saya yang berjudul Solusi tidak bisa Instal Add-on di Akun Pembelajaran.

Selanjutnya buka kembali file Google Sheet Form Data Peserta Pelatihan (Respons). Pilih Add on, kemudian pilih Autocrat, lalu Open atau Lunch, kemudian pilih New Job.

Isi di kotak pengisian Name Job, misalkan Hasil Sertifikat Peserta. Setelah itu pilih Next.

Pada Choose template pilih From drive, kemudian cari file slide atau file sertifikat yang sudah kita buat sebelumnya. kemudian Select.

Setelah itu akan kembali lagi ke menu Choose Template. Selanjutnya pilih pada bagian bawahnya Next.

Setelah itu perhatikan penulisan berikut ini. <<Nama>> <<Nomor>> <<Instansi>>

Penulisannya harus sama dengan menu di sheet. Besar kecil huruf, sampai jumlah huruf harus sama persis.


Setelah yakin pilih Next.

Selanjutnya untuk File name, ketik: <<nama>>. Bisa juga diberi variasi: Sertifikat <<Nama>>. 

Untuk Type pilih PDF. 

Output as pilih Multiple output mode (Classic mode)

Jika sudah, selanjutnya pilih Next.

Sebelumnya lanjut, kita ke Google Drive terlebih dahulu. Di dalam Folder Latihan Membuat Sertifikat yang kita buat sebelumnya tadi, pilih Tambah lalu Folder. Beri nama folder misalkan Hasil Sertifikat Pelatihan

Tujuannya kita membuat folder kembali, agar nantinya sertifikat-sertifikat peserta terkumpul dalam satu folder. 

Jika sudah, kita kembali lagi ke Autocrat. Kemudian pilih pilih Choose folder

Cari folder yang baru kita buat tadi yaitu Hasil Sertifikat Pelatihan, kemudian pilih Select. Selanjutnya pililih Next.

Selanjutnya poin add dinamic folder reference (optional) kita pilih Next saja.

Begitu juga dengan point set merge conditional (optional) kita pilih Next saja.

Selanjutnya share doc pilih Yes.  


Pada poin Share doc & send emails, isi kotak To dengan mengetikkan <<Email aktif>>
Penulisan harus sama persis dengan penulisan di menu sheed.

Selanjutnya, pada poin Reply to, isi dengan mengetikkan Sertifkat Pelatihan. Boleh disesuaikan dengan keinginan rekan.

Sedangkan padabagian bawahnya bisa diisi: Silahkan download sertifikat pelatihan ini. Terimakasih sudah bergabung bersama kami. 

Jika sudah, selanjutnya kita pilih Next.

Untuk Run on form trigger dan Run on time trigger pill off. Selanjutnya pilih Save, dan tunggu load nya.

Kemudian pilih run job, atau dengan mengklik segitiga kecil seperti di gambar berikut.

Proses nya maka seperti ini. Akan muncul link baru di sheet kita. 

Hasil nya di Drive seperti ini. Sertifikat sudah dibuatkan otomatis sejumlah peserta pelatihan, file sudah dinamai otomatis, dan data sertifikat juga sudah terisi otomatis. Kita tidak perlu capek-capek lagi mengisi manual.


E-sertifikat pun, terkirim otomatis ke email peserta masing-masing. Seperti ini tampilannya. Peserta tinggal klik dan download.

Selesai deh. Mudah bukan? Kita hanya kerja dikit, sisanya sistem yang menyelesaikan. Mulai dari mengisi data peserta ke sertifikat, mengcomvert file menjadi PDF, dan mengirimkan ke masing-masing peserta. Kita serasa kaya jadi boz gitu, hehe.

Penutup

Demikian cara membuat e-sertifikat dengan pengisian data dan kirim otomatis. Dengan cara di atas kita menjadi sangat terbantukan, lebih efektif dan efisien. 

Jadi tunggu apalagi, silahkan bookmark postingan ini agar tidak kesuliatan mencari panduannya. Saya juga tidak melarang rekan jika ingin menshare postingan ini.